Voorwaarden gastgezinnen

Algemene Voorwaarden Vierdaagsebed 2025

Deze voorwaarden zijn bedoeld om richting te geven aan het concept Vierdaagsebed, zodat zowel wandelaar als gastgezin weten wat ze kunnen verwachten.

De slaaplocatie voldoet niet aan de voorwaarden.

Als een slaapplek niet aan de voorwaarden voldoet, dien je ons zo snel mogelijk, maar toch uiterlijk 24 uur na aankomst op de hoogte te brengen zodat Vierdaagsebed samen met jou tot een goede oplossing kan komen. Klachten die na afloop van het verblijf worden ingediend (tot uiterlijk 2 weken na de vierdaagse), worden in behandeling genomen en genoteerd als feedback. Als je jezelf als wandelaar en gastgezin inschrijft bij Vierdaagsebed.nl stem je in met het gegeven dat je vooraf niet weet waar je slaapt of wie je ontvangt. Iedereen is welkom, wij sluiten niemand uit. Heb je echter een bijzondere ondersteuningsvraag, dan dien je dit vooraf te melden. De 4Daagse 2025 wordt gelopen van 15 t/m 18 juli 2025. Mocht je niet in de gelegenheid zijn of niet over de mogelijkheden beschikken om mensen met een bijzondere ondersteuningsvraag te ontvangen, dan kun je dat aan ons laten weten.

Verzorging – waar kun je op rekenen/waar moet ik aan voldoen?

Op een goed bed op eigen of gedeelde kamer (géén: slaapbank, matras op de grond of kinderbed) de voorwaarden voor het aanbieden van een tweepersoonsbed voor twee personen is een minimale afmeting van 160x200m. Het verblijf is beschikbaar tussen de aankomstdagen; zaterdag 12 juli en maandag 14 juli 2025. De vertrekdagen zijn; vrijdag 18 juli t/m zondag 20 juli 2025. Een verblijf bij Vierdaagsebed is altijd minimaal 4 nachten. Korter is niet mogelijk. Het gastgezin ondersteunt een sporter bij een topprestatie! Dit betekent dat er verwacht wordt dat het gastgezin er alles aan doet om de wandelaar te verzorgen en op te nemen in het huishouden. Tegelijk vragen wij de wandelaar om rekening te houden met de huisregels en gebruiken van het gastgezin. Het niet nakomen van huisregels en deze algemene voorwaarden kan betekenen dat de dienstverlening wordt stopgezet.

Hoe krijg je een tevreden wandelaar?

Vier woorden: 'in de watten leggen'. Hoe: Vooraf elkaar leren kennen en vragen naar verwachtingen. Neem vooraf contact op via de telefoon of e-mail met de wandelaar aan jouw slaapadres wordt gekoppeld. Wil je rust of juist een praatje? Wat eet je graag? Praktisch betekent dit: Serveer een ontbijt uit of zet het klaar – dek de tafel netjes met diverse vleeswaren, kaas, zoetwaren en verse broodjes – kook (bij volpension) een voedzame warme maaltijd – biedt een drankje aan en proost samen op de overwonnen dag!

Wil je met bekenden samen op één adres ondergebracht worden? Vul dan één gezamenlijke aanmelding in! Wil je als gastgezin dezelfde wandelaar als vorig jaar ontvangen en is dit wederzijds, dan doen we ons best daar rekening mee te houden. Noteer dat ook in het opmerkingen veld van jouw inschrijving.

Prijs – wat kost deelname?

Jaar	Tarief logies + ontbijt	Vergoeding gastgezin	Tarief volpension	Vergoeding gastgezin	Administratiekosten per inschrijving	Wijzigingskosten
2025	€ 57,50	€ 47,50	€ 77,50	€ 65,00	€ 15,00	€10,00

Als wandelaar betaal je € 15,00 aan administratiekosten.
Als gastgezin houden wij €2,50 per ondergebrachte wandelaar in aan administratiekosten.

Van de € 57,50 voor logies + ontbijt per persoon per nacht die de wandelaar betaalt ontvangt het gastgezin € 47,50 per persoon per nacht.

Van de € 77,50 voor volpension per persoon per nacht die de wandelaar betaalt ontvangt het gastgezin € 65,00 per persoon per nacht.

Het totaalbedrag inclusief administratiekosten dient de wandelaar direct of binnen 14 dagen na inschrijving te betalen. De inschrijving is pas definitief als het volledige bedrag voldaan is.

Uitbetaling aan het gastgezin vindt binnen 2 weken na afloop van De 4Daagse plaats, alléén per bankoverschrijving.

Is er iets tussengekomen?

Onderstaand zie je de kosten voor tussentijdse wijzigingen en annuleren. Dit kan enkel per mail doorgegeven worden.

Wat en wanneer?	Kosten wandelaar	Kosten gastgezin
Wijziging	€10,00 per wijziging	€10,00 per wijziging
Annuleren tot 1 mei 2025	€15,00 administratiekosten	Geen
Annuleren tussen 1 mei t/m 31 mei 2025	Inhouding van 1 overnachting + €15,00 administratiekosten*	Geen
Annuleren tussen 1 juni t/m 30 juni 2025	Inhouding van 2 overnachtingen + €15,00 administratiekosten*	€ 5,00 per gematchte wandelaar voor het vinden van een nieuw onderkomen Geen annuleringskosten indien je nog geen match toegewezen hebt gekregen
Annuleren na 1 juli 2025	100% doorbelasting, terugbetaling niet meer mogelijk + €15,00 administratiekosten*	€ 10,00 per gematchte wandelaar voor het vinden van een nieuw onderkomen Geen annuleringskosten indien je nog geen match toegewezen hebt gekregen

*Een wandelaar betaalt bij meerdere wijzigingen € 10,- wijzigingskosten per wijziging.

**Als je als gastgezin tussendoor wijzigingen maakt, houden wij wijzigingskosten in op de uit te betalen vergoeding. Per wijziging is dit een bedrag van € 10,00. Een foutje maken mag; indien je dit 24 uur na inschrijving constateert zijn wij coulant. Indien je méér dan 5 bedden beschikbaar hebt, dan brengen wij geen wijzigingskosten in mindering op de vergoeding.

Zodra je als gastgezin géén/minder bedden beschikbaar hebt of indien er iets in de kamerindeling verandert, dient het gastgezin dit direct te melden. Samen kijken we wat de wijzigingen betekenen voor de ingedeelde gasten. Dit kan betekenen dat je minder gasten zal ontvangen dan voorheen.

Garantievergoeding gastgezin bij lastminute annuleringen wandelaars: Na 1 juli heeft het gastgezin (die een matchmail met wandelaarsgegevens heeft) recht op 2 nachten garantievergoeding per persoon. Dit is alleen van toepassing als wij geen nieuwe wandelaar hebben kunnen indelen.

Indien een wandelaar uitvalt tijdens de vierdaagse, wordt 50% van de resterende nachten aan het gastgezin vergoed voor de gemaakte kosten.

Waar voldoet een gastgezin aan?

Een gastgezin verhuurt alleen een bed en/of kamer in de eigen (huur/koop) woning en is tijdens De 4Daagse zelf aanwezig om gasten te verzorgen. Het huis is in zodanige staat dat het comfortabel bewoonbaar, schoon en fris is:

De slaapkamer beschikt over een raam om te ventileren, kastruimte en jouw huis is rookvrij.
Er zijn schone sanitaire voorzieningen (minimaal een douche en toilet) in een af te sluiten ruimte.
Tussendoor wordt schoongemaakt (sanitair dagelijks) en er ligt voor iedere dag een schone handdoek klaar.

Het gastgezin zorgt dat het de wandelaar aan niets ontbreekt wat betreft eten & drinken:

Bij logies & ontbijt wordt gezorgd voor: (koffie, thee, melk, voldoende versgebakken brood en diverse soorten beleg zoals kaas, vlees-, zoetwaren en fruit).
Bij volpension wordt gezorgd voor: ontbijt zoals hierboven omschreven, lunchpakket voor onderweg (denk aan brood, fruit, snack en drinken), een voedzame warme maaltijd (voldoende variatie per dag) met assortiment drinken.
Stem hetgeen je serveert altijd van tevoren af met de wandelaar.

Overige belangrijke zaken om te weten

Je moet je ieder jaar opnieuw aanmelden voor vierdaagsebed. Persoonsgegevens, wensen en opmerkingen van vorige edities worden automatisch verwijderd na afloop van de 4Daagse.
Vierdaagsebed brengt alleen gasten bij je onder die deelnemen aan De 4Daagse.

Zodra je als gastgezin ingeschreven bent houd je jouw bedden vrij voor gasten van Vierdaagsebed. Schrijf hierbij de bedden in die daadwerkelijk voor Vierdaagselopers beschikbaar zijn. We hebben gemerkt dat gastgezinnen gemakkelijk afmelden of na inschrijving zelf nog op zoek gaan naar mogelijke gasten. Hiermee ontstaat er valse hoop op een slaapplek voor ingeschreven gasten en wordt het matchingsproces vertraagd.

Onze matchtingsprocedure verloopt in verschillende fases en verloopt automatisch. Wanneer er genoeg aanmeldingen zijn om een groot aantal mensen te matchen zetten wij een matchingsronde in. Dit doen wij een aantal keer. Indien er aparte ondersteuningsvragen zijn en/of uitzonderingen gemaakt moeten worden vanwege speciale omstandigheden zullen wij handmatig een zo goed mogelijke match proberen te maken.

De match tussen wandelaar en gastgezin (inclusief adres en contactgegevens) zullen wij zo snel mogelijk communiceren. Vierdaagsebed is echter afhankelijk van het aanbod van gastgezinnen. Hierdoor is vooraf niet duidelijk te voorspellen wanneer je de matchmail ontvangt. De uiterlijke datum die wij hiervoor aanhouden is 1 juli.

Vierdaagsebed geeft geen garantie dat alle aangemelde bedden worden bezet door wandelaars. Je dient apart toestemming te geven om jouw tweepersoonsbed te verhuren aan wandelaars die zich aanmelden als zijnde eenpersoonsgezelschap. Uiteraard zorgt Vierdaagsebed ervoor om zoveel mogelijk slaapplaatsen te vullen, het verhuren van tweepersoonsbedden aan eenpersoonsgezelschap wordt voornamelijk in de laatste weken vóór de vierdaagse toegepast.

Een tweepersoonsbed alléén aan 2 wandelaars verhuren is niet altijd mogelijk. Deze voorkeur kan betekenen dat je als gastgezin helemaal geen gasten ontvangt. Als gastgezin dien je in het inschrijfformulier toestemming te geven om jouw tweepersoonsbed te verhuren aan wandelaars die zich aanmelden als zijnde eenpersoonsgezelschap. Uiteraard zorgt Vierdaagsebed ervoor om zoveel mogelijk slaapplaatsen te vullen. Indien je geen toestemming geeft, is de kans kleiner dat jouw tweepersoonsbed wordt gevuld. Het aantal aanmeldingen van wandelaars die een bed delen met onbekende wandelaars is schaars.

Vierdaagsebed is op geen enkele wijze aansprakelijk voor:

Schade door de gasten toegebracht aan jouw eigendommen
Schade door jou toegebracht aan de eigendommen van jouw gasten

Vooraf is niet bekend waar je als wandelaar wordt ingedeeld. Het is niet mogelijk om een voorkeur voor een postcodegebied/wijk door te geven. Indien je in het centrum van Nijmegen wordt ingedeeld kun je mogelijk geluidsoverlast ervaren door de Vierdaagsefeesten. Het is wel mogelijk om op verzoek gematcht te worden met een gastgezin waar je eerder hebt verbleven, uitsluitend wordt enkel gematcht bij aanmelding door het gastgezin en wederzijds goedvinden.

Vierdaagsebed is niet verantwoordelijk voor eventueel gemaakte kosten indien het adres van jouw gastgezin noodgedwongen gewijzigd wordt (bijv. een reeds aangeschafte taxikaart, openbaar vervoer kaart, “blarenpas,” etc.).

Wanneer een wandelaar een bijzondere ondersteuningsvraag heeft als gevolg van een beperking vernemen wij dit graag. Wij zullen hier zo goed mogelijk rekening mee proberen te houden bij het vinden van een geschikt gastgezin, maar kunnen geen verblijfplaats garanderen.

Een aantal noodzakelijke persoonsgegevens worden opgevraagd in het inschrijfformulier van Vierdaagsebed.nl. Deze gegevens worden alleen voor onze diensten gebruikt en niet aan derden verstrekt. In een volgende editie van De 4Daagse kunnen de gegevens door ons gebruikt worden om je opnieuw per e-mail te benaderen. Gegevens worden na 18 maanden vernietigd uit de database. Meer informatie over de persoonsgegevens vind je in onze privacy-verklaring.

Indien de regels in deze voorwaarden niet in acht worden genomen, bestaat de mogelijkheid dat we het gastgezin niet accepteren en/of dat de reeds geplaatste gasten ergens anders onderbracht worden. Hiermee vervalt het recht op de gastgezin vergoeding. Als het gastgezin met gegronde redenen aangeeft een wandelaar niet meer te willen ontvangen, dan is Vierdaagsebed niet verplicht een andere accommodatie te verzorgen.

Voorwaarden laatst aangepast op 9 januari 2025.